Wege nach Italien - Vertrieb mit oder ohne eigene Niederlassung

Viele Wege führen nach Rom und viele in das für deutsche Unternehmen besonders interessante Norditalien – allein die Region Lombardei erzielt ein BIP von knapp 400 Mrd. Euro und damit mehr als mancher europäischer Staat.

Deutsche Unternehmen wollen in der Regel vom Export zu einer eigenen Geschäftstätigkeit in Italien wechseln, weil sich die bisherigen Bemühungen als wenig ertragreich herausgestellt haben. Die klassischen Schmerzpunkte betreffen häufig die Distributionspartner. Den Vertrieb im fragmentierten italienischen Markt zunächst einem lokalen Unternehmen zu überlassen, liegt nahe. Doch häufig erfüllt der Distributor nicht die Erwartungen an Vertrieb und Marketing des deutschen Unternehmens. Oder aber die Vergütung des Vertriebspartners ist so hoch, dass die Margenerwartung nicht mehr erfüllt werden.

Das Unternehmen steht dann vor der Frage, einen eigenen Vertrieb mit oder ohne Niederlassung aufzubauen. Es sucht dann einen Country Manager, der als erster Mitarbeiter in Italien den Vertrieb in die Hand nimmt. Dieser kann dann zusammen mit dem Mutterhaus die Gründung einer Betriebsstätte oder einer Niederlassung in Form einer S.r.l. (Società a responsabilità limitata, ähnlich der deutschen GmbH) vornehmen.

Soll keine Niederlassung gegründet werden, der erste Mitarbeiter z.B. vom home office aus den Markt bearbeiten und die Rechnungsstellung für gelieferte Produkte weiterhin aus Deutschland erfolgen, erhält der Mitarbeiterin der Regel einen Arbeitsvertrag mit dem deutschen Unternehmen. Dieser Vertrag wird mit der deutschen juristischen Person abgeschlossen, wird aber vollständig vom italienischen Recht regiert. Das Unternehmen führt in Italien für den Mitarbeiter Steuern und Sozialabgaben ab und ist bei den italienischen Behörden als Arbeitgeber geführt. Diese Konstellation birgt Risiken, da die italienischen Steuerbehörden unter bestimmten Voraussetzungen die dauerhafte Vertriebstätigkeit als fiktive Niederlassung einstufen und rückwirkend entsprechend besteuern können. Anwaltlicher Rat ist hier dringend geboten.

Wird hingegen eine S.r.l. gegründet, wird der Mitarbeiter bei dieser angestellt. Wird der neue Mitarbeiter nicht auch gleich als Geschäftsführer der S.r.l. berufen, so ist in der Regel ein deutscher Manager des Mutterhauses im Handelregister als solcher eingetragen.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, den Mitarbeiter bei einem sogenannten Employer of Record einzustellen. Dies ist ein italienisches Unternehmen, dass die alle rechtlichen und fiskalischen Funktionen eines italienischen Arbeitgebers übernimmt, den Arbeitsvertrag erstellt, das Gehalt auszahlt und sämtliche Kommunikation mit Finanzämter und sonstigen Behörden übernimmt. Die operative Steuerung des Mitarbeiters bleibt natürlich bei dem expandierenden Unternehmen. Wichtig ist zu beachten, dass der italienische Dienstleister eine behördliche Zulassung für Zeitarbeit hat.

All diese Möglichkeiten haben rechtliche, fiskalische und wirtschaftliche Implikationen, deren Für und Wider sorgfältig abzuwägen sind. Auch für die Personalsuche in Italien haben diese Konstellationen natürlich Auswirkungen. Aus Kandidatensicht bestehen hier neue und sich wandelnde Optionen, die sich vom Rekruiting für eine lokale italienische Firma deutlich unterscheiden. Für uns als Personalberatung ist es daher sehr wichtig, im Vorfeld der Suche intensiv mit Ihnen über Ihre Erwartungen, Gestaltungsoptionen, Berichtswege und Unternehmenskultur zu sprechen, um Ihnen die bestmöglichen Kandidaten für Ihr Italiengeschäft präsentieren zu können!